Proceso de Sistematizacion y Automatizacion de una Unidad de Informacion

El comportamiento de las unidades y servicios de información (USI) tradicionales a lo largo de los años, se basa en el uso de un modelo manual donde las funciones asignadas a dicho modelo se cumplen mediante el uso de instrumentos y herramientas, basadas esencialmente en papel, utilizadas como soporte al flujo de datos e información, para la captura, organización, clasificación, almacenamiento, búsqueda, presentación y síntesis. Estos instrumentos y herramientas tradicionalmente han sido del tipo planillas, listas, índices, catálogos, ficheros, oficios, sistema telefónico, etc. (Teijero, 2001; Teijero, 2006).

Para ello las USI desde su surgimiento han sido dotadas con diferentes áreas de procesos y servicios para permitir el manejo adecuado de la información, soportado en diferentes tipos de documentos, que permita a su vez satisfacer las necesidades de los usuarios (Teijero, 2001; Teijero, 2006).

En síntesis se trata de ir hacia la búsqueda de un nuevo modelo que permita satisfacer las necesidades de información de los usuarios, estableciendo mecanismos que permitan un verdadero control de la documentación para su procesamiento, utilización y transmisión de manera oportuna. Se impone la necesidad de un cambio en la forma de pensar y actuar que incluya la utilización de herramientas computacionales en el desarrollo de los procesos y servicios en las USI (Teijero, 2001; Teijero, 2006.

El elemento vinculante, para la búsqueda del fin común, se produce a través del usuario y sus necesidades de información, haciendo uso de las estadísticas recogidas como resultado del uso de la documentación disponible. De esta forma es posible al evaluar el uso de la documentación existente, en base a las necesidades del usuario, proyectar y orientar el
crecimiento de la USI colocando al usuario en el centro de todo el proceso (Teijero, 2001; Teijero, 2006).

Es vital para el éxito en la aplicación de sistemas automatizados en las USI la integración de los Especialistas en Información (EI) en el equipo multidisciplinario que tendrá a su cargo todo el proceso de automatización (Teijero, 2001; Teijero, 2006).

¿Porque es importante tener una Unidad de Informacion?.

Mayor productividad en los procesos,la forma de gerenciar cambia, ahora las decisiones son más rápidas y oportunas, siendo posible dedicar una parte del tiempo a conocer cada vez más la herramienta computacional para poder sacarle el máximo provecho. No se trata de conocer y manejar las opciones básicas del sistema automatizado para su uso cotidiano, sino de conocer y explotar todas las funciones para brindar una mejor atención al usuario y un mayor beneficio a la institución. Por último se requiere romper los paradigmas tradicionales asociados a los procesos
organizativos y administrativos y crear nuevos paradigmas que permitan a la institución incorporarse como un todo al sistema automatizado (Teijero, 2001; Teijero, 2006).

Como diseñar una Unidad de Servicios de Informacion.

El procedimiento diseñado consta de los siguientes pasos (Teijero, 2001; Teijero, 2006):

Ficha técnica
Relación de losdatos generales de la institución incluyendo: nombre, dirección, organismo a que pertenece, datos de la persona contacto, organigrama, procesos y servicios que intervienen, misión, visión, valores y objetivos, problemas que impiden el cumplimiento de los objetivos, resumen del planteamiento del problema y resumen de la justificación.

Introducción
Se explican los fines y objetivos del proyecto describiéndolos en el contexto de la aplicación a desarrollar e importancia institucional. Se plantea el esquema general utilizado para desarrollar el proyecto.
Definición del proyecto
3.1. Antecedentes
Descripción de la institución, condiciones existentes que la convierten en un espacio adecuado para albergar un proyecto de automatización u otros proyectos que hayan sido realizados o estén en marcha en el campo de la información, indicando la experiencia de la institución y el grado de aceptación, causas que motivan la elaboración del proyecto, valorando si se trata de una experiencia única, no duplican esfuerzos existentes y se beneficia de otros proyectos de la propia institución o de otras instituciones, estableciendo el grado de colaboración en caso de existir.
3.2. Situación actual
Diagnóstico del sistema actual determinando: qué hace, qué objetivos persigue, qué dificultades o problemas presenta, qué áreas de la USI se ven afectadas, etcétera. Descripción de la situación en que se encuentran los componentes pertenecientes a la institución (equipos, recursos, programas, personal, espacios disponibles y otros) para comenzar el desarrollo del proyecto y establecimiento de las relaciones entre la institución y los factores externos que de una forma u otra influyen en el proyecto.
3.3. Planteamiento del problema
Como resultado del diagnóstico del sistema actual se plantea el problema en forma concreta.
3.4. Situación deseada
Descripción del estado ideal de las componentes una vez implantado el proyecto, indicando los métodos de actualización del mismo y su vigencia en el tiempo.
3.5. Justificación del proyecto
Necesidad de proponer un nuevo sistema teniendo en cuenta: argumentos que justifican el cambio, importancia del cambio, problemas que resolverá el nuevo sistema, funciones generales, información a producir y características, efectos perjudiciales en caso de no producirse el cambio, rentabilidad y perdurabilidad en el tiempo, vinculación con los actuales medios telemáticos, etcétera.
3.6. Alcance y factibilidad
El alcance del proyecto debe ser una consecuencia de la definición de los objetivos y debe quedar expresado explícitamente. Se determina la factibilidad operacional, técnica así como, la financiera y económica.
3.7. Objetivos del proyecto
El objetivo general es la aspiración sobre la situación final al término del proyecto, donde se aprecie el cambio en la situación global. Los objetivos específicos indican resultados más precisos que el proyecto se propone alcanzar y están ligados a los elementos que justifican el proyecto.
3.8. Método de trabajo
Descripción de las prácticas, normas, procedimientos, técnicas y métodos que serán utilizados para desarrollar el proyecto.
3.9. Cronograma de actividades
Descripción de las actividades para alcanzar los objetivos propuestos y los límites de tiempo para su ejecución.
Modelo actual
Recopilación de toda la información disponible precisando: ambiente, estructura y procesos involucrados. Determinación de deficiencias y problemas del sistema actual para definir, junto con los usuarios, los requerimientos que debe satisfacer el nuevo sistema.
4.1. Modelo estadístico actual
Modelo de usuarios y servicios. Cantidad de usuarios que consultan los distintos servicios en diferentes horarios, volumen total de la información consultada y usuarios que participan, incremento anual estimado, personal vinculado en cantidades y tipo, posibles cambios así como principales dificultades.
Modelo de procesos. Volumen de información que se maneja en cantidades y tipo, incremento anual estimado, cantidad de información procesada (diarios y por mes), cantidad de información pendiente de procesar, personal vinculado en cantidades y tipo, medidas planteadas, posibles cambios y principales dificultades.
4.2. Modelo de información actual
Descripción de la información. Identificación de objetivos por procesos y servicios, estructura, subsistemas, funciones, entradas, procesos, salidas, flujos, contenido y estructura de la información, tecnología utilizada, etcétera.
Problemas detectados. Mala calidad en la información suministrada por el sistema, cuellos de botella, tiempos de respuesta elevados, excesivos costos de operación y mantenimiento, alto número de requerimientos insatisfecho, fallas frecuentes, formas de validación de la información no apropiada, etcétera.
Interrelación de dificultades. Dificultades generadas en un proceso o servicio que afecte a otro, dificultades detectadas de manera específica o general que afectan otros niveles de la estructura institucional, etcétera.
Planos estructurales de las diferentes áreas. Elaboración de planos con ubicación física por funciones de las áreas delimitadas en el alcance del proyecto.
Grado de automatización actual. Definición del grado de automatización actual, en caso de existir, así como las dificultades que se han presentado.
Modelo de requerimientos (referido al nuevo sistema a proponer)
Requerimientos técnicos. Determinación de las características técnicas de los componentes que intervendrán en el diseño tecnológico del sistema (hardware, equipos de comunicaciones, software básico y de aplicación, etc.)
Requerimientos de información. Determinación de requerimientos de entrada, salida y almacenamiento, identificando la unidad que solicita el requerimiento y la descripción detallada del mismo, los datos que contiene y el medio de salida que utilizará (listado, pantalla, gráfico y otros).
Requerimientos funcionales. Determinación de procesos, servicios y funciones que permanecerán como están, las que se modifican, las que se eliminan y las que se incorporan al nuevo sistema automatizado así como, las que serán automatizadas y las que seguirán siendo manuales. Precisión de los procesos a que será sometida la información tales como: incluir, consultar, modificar, eliminar, etc.
Restricciones. Económicas, técnicas, de personal, de tiempo, legales, etcétera.
Interacción hombre-máquina. Definición de la comunicación deseada con el usuario determinando: grado de interacción hombre-máquina, facilidad de uso y entendimiento del sistema, tiempo de respuesta por cada función así como, las acciones que tomará el sistema ante fallas o errores cometidos por el usuario.
Atributos de calidad. Confiabilidad, movilidad, adaptabilidad, mantenimiento requerido, seguridad y privacidad, eficiencia, documentación, etcétera.
Diseño del nuevo sistema
6.1. Diseño tecnológico de la red informática
Los componentes a diseñar son: determinación de nodos, servidores y estaciones de trabajo, topología de la red, tipos de cable, características de los componentes activos y pasivos, interfaz, formas de conexión, diseño del cableado estructurado, sistema operativo, protocolo, antivirus, administración de usuarios y recursos, seguridad y certificación entre otras.
6.2. Determinación del sistema automatizado a utilizar
La selección del sistema automatizado puede ser concebida teniendo en cuenta la realización de diseños propios hechos a la medida, para lo cual deberá tenerse en cuenta todo lo relativo al desarrollo de sistemas de información o a partir de la evaluación de paquetes comerciales existentes en el mercado, los cuales en su gran mayoría incluyen todos los módulos necesarios para la automatización de los procesos y servicios en las USI.
Debido a las potencialidades que brindan los paquetes comerciales y a la existencia de algunos de ellos de corte nacional y con experiencia de aplicación por parte de los diseñadores y de un buen número de usuarios, se recomienda que esta última opción sea estudiada con detenimiento en aras de poder justificar su utilización y acortar el tiempo del proceso de implantación. En tal sentido deben ser evaluados atendiendo a sus características particulares y comparadas con las necesidades de la aplicación que se está desarrollando.
Al evaluar paquetes de programas comerciales con vistas a su implantación, como parte del proyecto de automatización, en las USI deben estudiarse las siguientes características: Ser amigable para facilitar el manejo en períodos cortos de tiempo, poseer todos los módulos que integran los procesos y servicios de una USI, garantizar que los módulos de procesos y
servicios cumplen con todas sus funciones, permitir la comunicación abierta entre módulos internos y el intercambio de información externa.
Otras características incluyen: Permitir la operación en ambiente monousuario, multiusuario y a través de la Intranet, permitir el crecimiento modular, poseer ambiente de desarrollo, contener la literatura adecuada y comprensible, tener un costo adecuado acorde al presupuesto disponible, poseer garantías de mantenimiento garantizando la instalación de actualizaciones y / o nuevas versiones y garantizar la capacitación periódica de los usuarios.
6.3. Determinación del alcance de los servicios internos y externos
El alcance de los servicios y sus necesidades deberán ser evaluados teniendo en cuenta los servicios que brinda una USI tradicional en cuanto a adquisición, manejo, almacenamiento, recuperación y transmisión de la información y los nuevos servicios que potencialmente existirán al contar, con una nueva infraestructura tecnológica que brinda posibilidades de conexión a Internet y una nueva concepción basada en servicios de Intranet.
El diseño e implantación de la Intranet y la delimitación de su alcance permite que la institución y los usuarios puedan tener acceso a servicios no tradicionales, tales como: consulta de bases de datos remotas e información general disponible en la Web, búsquedas especializadas, directorios de búsqueda, correo electrónico, transferencia de archivos, chat, telefonía Internet, noticias Usenet, publicación de documentos corporativos, aplicaciones multimedia, aplicaciones groupware, participación en videoconferencias, comercio electrónico, web cast, hospedaje de páginas Web, workflow, etcétera.
Al implantar la Intranet y determinar su alcance, se requiere valorar la capacidad del enlace de comunicaciones disponible y las necesidades de ancho de banda por demanda de servicio. En algunos casos los enlaces existentes no resultan suficientes para satisfacer la demanda del servicio o simplemente, resultan suficientes para realizar actividades rutinarias de navegación en la Web, más no así para otros servicios que demandan un mayor ancho de banda en su ejecución. En tales casos resulta conveniente agregar algún tipo de enlace alternativo.
El alcance de la Intranet es necesario definirlo además, sobre la base de los privilegios de los usuarios y las aplicaciones de administración. Al disponer de los servicios de la Intranet se podrá garantizar un acceso seguro y centralizado a bases de datos de usuarios en la Red, aplicaciones específicas según los privilegios establecidos, controles de acceso o configuraciones de servidores, entre otros. Será posible verificar la integridad de la información protegiendo las fuentes de información por acceso, cifrado, firewalls, protocolos especiales, etcétera. Podrá maximizarse la eficiencia de la Intranet en cuanto a utilización y desempeño en el manejo, almacenamiento (incluyendo respaldos periódicos), recuperación y transmisión de la información.
Esquema de planificación de la inversión
Se manejarán dos aspectos principales: los costos estimados que ocasionan todos los trabajos a realizar y la estrategia de planificación de la inversión.
En los costos estimados que ocasionan todos los trabajos a realizar se incluyen entre otros: cableado, equipamiento de computación, sistema automatizado (software), equipos y enlaces de comunicación, capacitación del personal así como, los costos derivados del nuevo personal y redefinición de funciones al personal ya existente.
La estrategia de planificación de la inversión estará muy ligada al presupuesto existente para la realización del proyecto, no obstante se propone la planificación por etapas definiendo para cada una de ellas: el alcance, las tareas a realizar en los tiempos establecidos y la inversión a realizar.
Conclusiones y recomendaciones
En la parte de las recomendaciones se debe ser muy preciso y tener en cuenta todo lo necesario para garantizar el éxito de las diferentes etapas, en que ha sido planificada la ejecución del proyecto. Resulta importante ofrecer recomendaciones acerca de la implantación del nuevo sistema tanto en lo concerniente a aspectos particulares del tipo: migración y carga de bases de datos, forma de conversión del sistema actual al nuevo, planificación y corridas de pruebas, participación del personal, capacitación y otros, así como la implantación en su conjunto.
Bibliografía y anexos.